I veckan som gick hade jag nöjet att delta i en panel hos nätverket Young Creative Hospitality Leaders (YCHL) där temat för diskussionen var Förändringar. Hur är det att leda i förändring? Vad är vanliga orsaker till motstånd mot förändringar? Vilka misstag är vanliga att göra? Frågorna var många.

Förändringar är något jag haft min beskärda del av detta år. Stundvis har det varit så stora eller så många samtidigt att min enda strategi har varit att ta ett djupt andetag, borra ned huvudet och ta en dag i taget. Att säga att jag alltid hade siktet inställt på målet är att skönmåla sanningen. Vissa dagar handlade bara om att ta sig igenom, med en stor dos önskan om hjälp i att orka allt nytt och utmanande. När december med sina traditioner nu knackar på dörren, lutar jag mig tacksamt tillbaka mot de välbekanta ritualerna och firanden som fyller mig med så mycket värme, lugn och glädje.

Ordet förändringar har blivit ett negativt laddat ord. ”Allt som inte är under utveckling är under avveckling” är ett uttryck många häver ur sig lite lagom klämkäckt, men där jag alltid tycker mig kunna ana en underton av obehag.

Att vi till mans ryggar tillbaka för förändringar är egentligen helt naturligt. Att vi lärde oss vad som var ofarligt och därför höll oss till det är en av de mest centrala anledningarna till att vår art fortsatt överleva. Idag lurar inte hot runt varje sten eller krön, men vår stenåldershjärna rantar fortfarande runt på savannen och undrar vad den där ännu obekanta nya chefen egentligen innebär för min trygghet och överlevnad.

En av frågorna som vi i panelen fick svara på var vilka olika faser en grupp går igenom i samband med en förändring och vad som karakteriserar de olika stadierna. En illustration som jag tycker fångar förändringens psykologi och gör ytterligare beskrivningar överflödiga på ett alldeles strålande sätt är den här bilden:

Utöver att varje individ och varje grupp alltid tar sig igenom dessa olika faser, gör vi det dessutom i olika tempo. På detta tema lyftes popcorn-metaforen; först har vi de där 10 % som poppar snabbt. De allra flesta dröjer dock lite innan de kommer igång. Sedan finns det alltid några majskorn som inte alls vill poppa. Kämpar man för mycket med de sista riskerar man att bränna hela påsen.

Översätter vi 10-80-10-regeln till oss människor, kan vi se att det generellt sett alltid finns de där 10 procenten av medarbetarna som är nyfikna på en förändring och ivriga att komma igång direkt. 80 procent kräver mer tid och förståelse innan de accepterar den, medan de sista 10 procenten är nej-sägare.

Inför paneldiskussionen funderade jag på vad det är som kan göra någon till en nej-sägare. Då och då finner vi oss alla med den hatten på. Jag tror att det går att koppla till våra grundläggande psykologiska behov i grupper. Vårt mest grundläggande behovet är att veta att vi får höra till. En omorganisation är ett typiskt hot mot vår tillhörighet. Vad kommer hända med min roll efter detta? Får jag fortfarande vara med nu när det bara ska tas in unga programmerare? När vi väl vet att vi får vara med i gruppen, kommer ett behov av att vara behövd. Nya arbetssätt och effektiviseringar kanske gör att gruppen inte behöver mig längre? När vi väl vet att vi får höra till och är behövda, vill vi slutligen bli sedda och bekräftade och få erkännande för det jobb vi gör. I samband med förändringar går det oftast fort och en av de vanligaste orsakerna till att någon uppvisar motstånd är på grund av en känsla av att vara förbisedd och inte lyssnad på. Om jag har arbetat med något i många år, borde kanske den där konsulten eller unga nya chefen i alla fall ta sig tid och fråga mig om min åsikt eller kunskap?

Som ledare tror jag vi har mycket vunnet på att utgå från att personen som uppvisar ett motstånd i grunden vill väl och inte är motsträvig för sakens skull. Ta på dig dina största öron och glasögon och ansträng dig för att förstå medarbetarens perspektiv. Sannolikt lär du dig något och vad gäller medarbetarens motstånd, tror jag de flesta av oss håller med om att det är först när vi känner oss förstådda och lyssnade på på riktigt som vi tenderar att bli medgörliga kring alternativa tankesätt.

I tillägg kan motstånd naturligtvis också bero att vi av olika anledningar inte tror att förändringen kommer leda till något bra eller att vi inte tror på sättet den genomförs på. Sannolikt kan du som ledare lära dig även något av att lyssna på detta perspektiv.

Som avslutning gör jag ett skott på vad jag tror är gyllene nycklar för att leda framgångsrikt i förändring:

• Prata om Varför vi gör förändringen – Att spara pengar för sakens skull motiverar ytterst få. Däremot kan den större agendan vara värd att bidra till. Vill vi få ned svinnkostnaderna i köket för att kunna behålla alla kollegors jobb?
• Tempo – att förändra beteenden är en långsam process, mycket långsammare än vad som faller de flesta ledningsgrupper i smaken.
• Tålamod – ge det tid och ytterligare tid för att det nya ska ha en chans att på riktigt bli vårt nya normala.
• Kommunikation, kommunikation, kommunikation – när du tycker att det inte ens är möjligt att informera mer än du gör, då har sannolikt budskapet bara börjat nå fram till mottagarna.
• Lägg bollen hos deltagarna – stäm av var i förändringsresans olika stadier varje person upplever att hen befinner sig (använd gärna illustrationen ovan) och låt hen vara delaktig i att definiera vad hen behöver för att komma vidare i sin och gruppens förändringsresa.
• Sätt gemensamma spelregler för förändringsresan – Hur ska vi hantera frågor och funderingar? Hur ska vi fira framgång? Hur och när vill vi ta del av den senaste informationen? Gemensamma kontrakt är effektfulla när motstånd demonstreras eftersom de själva varit med och tagit fram spelreglerna.
• Bestäm när det nya är det nya normala – jag tror att det är viktigt redan från början att i gruppen definiera hur man beter sig och vad man kan göra när förändringen är genomförd och kan anses lyckad. Gör de kriterierna mätbara så att ni kontinuerligt längs resan kan utvärdera var ni befinner er. När ni nått fasen ”genomförd”, då är det också viktigt att sluta prata om förändringen och börja behandla det som det nya normala. Ingen vill vara i en konstant förändring. Det behöver finnas början och slut och en känsla och bekräftelse av att vi klarade det!

Ett stort tack till alla ni som har läst, delat och gillat de gångna veckornas inlägg. Det har varit fantastiskt roligt och givande att gästblogga här och få dela mina funderingar om världsliga ting som vi brottas med i vardagen. Allt gott inför årets slutspurt och en önskan till er alla om ett fantastiskt 2017! /Bianca 

Businesswomen.se skickar ett varmt och stort TACK till Bianca Britten-Austin som bloggat och delat med sig av klokheter, insikter och kunskap under hösten. I början på 2017 välkomnar vi en ny gästbloggare.